Переезд офиса в другой город: советы специалиста

Работа в офисном помещении — довольно распространенный вариант среди многих компаний, работающих в разных сферах. Поэтому сегодня существует такой спрос на аренду офисных помещений не только в городах-миллионниках, но даже в районных центрах. Предприниматели и владельцы бизнеса редко покупают помещение под офис. Чаще такие помещения берут в аренду на 1, 2 или 5 лет. Ведь с течением этого времени многое может измениться: штат работников увеличится или уменьшится, сфера деятельности компании уйдет в другом направлении. Поэтому предприниматели с окончанием договора аренды помещения под офис часто не продлевают его, а ищут другое место. Это может быть новое помещение поближе к центру города, куда работникам из разных районов будет легче добираться на работу. Или это может быть больше по площади помещения, если увеличился штат работников. Отдельно следует выделить переезд предприятия в другой город, поскольку организовать его более сложно, чем в пределах города.

Переехать в другой город предприятие или компания может по разным причинам. К примеру, ваша команда расширяется и выходит на всеукраинский рынок. Тогда есть смысл переезда из маленького городка в столицу или другой большой город. Переезд офиса возможен и по другим причинам, например, если компанию выкупило большее предприятие из другого города. И хотя причины таких изменений разные, однако процесс переезда всегда один, и он не прост. Чтобы переезд прошел без чрезмерных усилий, приятно для работников компании и самих владельцев бизнеса, стоит поговорить об организации переезда офиса. От этого зависит производительность самих работников, эффективность и скорость переезда, а также повлияет ли он на работу офиса.

Какие бывают виды офисного переезда

Для начала следует немного разобраться в особенностях и видах переезда офиса. От этого зависит выбор компании, которая перевезет груз, автомобиля и, в конце концов, конечная стоимость переезда.

• Малый переезд — это обычно переезд в черте города. В этом случае перевозят только личные вещи, канцелярию, небольшую оргтехнику офиса. Иногда, чтобы сэкономить, предприниматели перекладывают переезд на плечи своих работников. Однако это довольно сложно, ведь после отработанного рабочего дня каждый работник должен собрать вещи, упаковать их и перевезти в новый офис на собственном авто или нанимая такси. Так компания экономит на услугах перевозчиков и работе грузчиков, однако совсем не заботится о своих рабочих. Даже если это малый переезд офиса, лучше все же не привлекать к этому работников своей компании, а обратиться к специалистам.
• Большой переезд, когда кроме мелких вещей есть еще мебель, большая техника и, возможно, производство. Это уже касается владельцев среднего и крупного бизнеса, ведь здесь и штат работников больше, и груз более габаритный. Такой переезд офиса требует уже большого грузовика, чтобы перевезти все необходимые вещи.
• Переезд в другой город и перевозка туда офиса наиболее трудоемкий. Здесь уже не обойтись бесплатными услугами своих работников. Поэтому нужно взвешенно подойти к вопросу перевозки всего груза. А если это еще и срочный переезд офиса, вообще нужно быстро организоваться, чтобы процесс прошел без форс-мажоров.

Если вам нужен именно последний вариант (переезд в другой город), эта статья точно вам пригодится. Самостоятельно решить все организационные вопросы сложно, особенно если нельзя отрываться от рабочего процесса. Поэтому лучше будет положиться на работу специалистов. Сегодня можно найти компании, которые не просто перевезут ваш груз, но и упакуют его, разгрузят и расставят в новом офисе. А вам нужно только доставить в другой город работников и продолжить свою работу. Но поговорить об организации офисного переезда важно, чтобы вы разбирались в нюансах и тонкостях этого процесса.

Организация переезда офиса

Прежде чем панически упаковывать офисную канцелярию и оргтехнику, нужно составить четкий план организации переезда офиса. Да, каждый переезд — это стресс. Но его можно уменьшить или вообще избавиться, если иметь перед глазами план действий.

Прежде всего, о чем стоит позаботиться, это подыскать компанию-перевозчика. Да, возможно дешевле по цене будет самостоятельно собрать вещи, купить упаковочный материал и нанять автомобиль, который все это отвезет в другой город. Однако действительно ли это получится экономнее для вашего бюджета? Представьте, сколько времени займет, если сотрудники компании сами начнут упаковывать в коробки компьютеры, заматывать кресла и разбирать рабочие столы. В результате понадобится примерно неделя, чтобы все собрать и упаковать. Из-за этого работа в офисе остановится, а вы как владелец несете значительные потери. Поэтому советуем отвергнуть такой вариант «дешевого» переезда и найти надежного перевозчика. Такие компании могут предоставлять услуги «под ключ». В пятницу вечером они заберут груз, перевезут в другой город и расставят все на места. А с понедельника вы можете выходить на работу. Переезд пройдет для компании без отрыва от рабочего процесса.

Если вы все же ищете варианты, как организовать офисный переезд и приобщиться к нему самому, вот несколько советов:

• Потратьте достаточно времени на поиск транспортной компании, имеющей репутацию на рынке и занимающейся регулярными офисными переездами.
• Если имеете ценный груз, уместно будет подумать о страховании.
• Подумайте о упаковочном материале. Его можно купить заранее в строительных магазинах или самой компании, которая занимается перевозкой.
• Спланируйте день и время, когда лучше провести переезд. Возможно, посоветуйтесь с диспетчером транспортной компании, когда будете подавать заявку на перевозку.

Имея перед собой четкий план, легче переходить к конкретным действиям. Посоветоваться по переезду можно и с вашими работниками. Ведь не все они имеют возможность и желание переезжать с вами в другой город. Другим нужно время для этого процесса. Поэтому лучше не спешить, а взвешенно подойти к каждому из приведенных пунктов.

Поиск компании для перевозки офиса

План переезда офиса составлен, поэтому можно переходить к его отдельным разделам. Одним из наиболее важных моментов является поиск компании, которая возьмет на себя все заботы о вашем переезде. Мы уже отметили, что полагаться на частных перевозчиков не стоит, тогда львиную долю работы вы переводите на своих работников. К тому же частные перевозчики не дают гарантии на качество услуги, не гарантируют целостность груза. Чтобы не рисковать техникой, мебелью офиса и другими ценными вещами, лучше обратиться в транспортную компанию.

Такие компании, как наша, занимаются разнообразными перевозками регулярно. Поэтому мы знаем, как организовать переезд офиса в другой город и с удовольствием поможем вам с этой нелегкой задачей.

В общем, искать компанию, которая возьмется за такое дело, рекомендуем на основе отзывов других клиентов. Также можно обратиться за помощью к близким, которые уже имели дело с таким переездом и посоветуют надежную компанию. Важно, чтобы компания уже имела опыт в перевозках офиса, в штате работали компетентные работники, знающие свою работу. Да, диспетчер — это не только человек, принимающий заявки на перевозку. Он также проконсультирует клиента, ответит на все вопросы, подберет нужный автомобиль. Также он подскажет, в какое время суток и день лучше всего перевозить офис в другой город.

Грузчики компании должны уметь работать с разными видами груза. То есть они должны быстро и умело упаковать мебель офиса, технику, документацию и другие вещи, которые нужно перевезти. Также грузчики должны быстро и компактно загрузить вещи в автомобиль, а после приезда — выгрузить и перенести в новое помещение.

Водители должны уметь водить грузовики, хорошо знать маршрут, чтобы довезти груз вовремя, не задерживая сроки, оговоренные при подаче заявки на перевозку. Правильный переезд офиса зависит от многих факторов. Если вы выбрали хорошую компанию, с зеркальной репутацией и честными отзывами — не будет за что переживать. Переезд в офис пройдет без неприятных сюрпризов.

Если вы решили обратиться в нашу компанию для того, чтобы мы организовали офисный переезд в другой город, можете не беспокоиться за сам процесс. Он пройдет, как планируется, ведь мы занимаемся такими видами перевозок регулярно. Однако выбор компании — это еще не все работы. Поэтому разберем другие пункты плана дальше.

Страхование груза

После того, как вы определились с перевозчиком, важно подумать о следующем шаге — страховании груза. Некоторые заказчики пренебрегают этой опцией, а не стоило бы. Даже если компания, берущая на себя перевозку вашего офиса, имеет хорошую репутацию, некоторые случаи не зависят от человеческого фактора.

Если вы владелец даже малого бизнеса, то знаете цену каждого предмета, техники и мебели в офисе. После переезда в другое место не хотелось бы отдавать что-либо в ремонт или покупать новое. Поэтому нелишне воспользоваться страхованием груза.

Страхователем может выступить любой, а договор страхования действует на период перевозки груза, указанного в настоящем договоре. Застраховать можно любой груз, который вы планируете доставить во время офисного переезда.

Обратиться за помощью можно в страховые компании, обеспечивающие страхование груза от одного или нескольких из следующих явлений:

• Огневые риски.
• Транспортные риски.
• Риски от стихийных явлений.
• Противоправные действия третьих лиц.

К сожалению, подобные форс-мажорные обстоятельства не зависят от транспортной компании. Чтобы не переживать за свой груз, лучше подумать о его страховании. Также вы можете обратиться в транспортную компанию, возможно, они сами обеспечивают страхование, а клиенту не нужно искать дополнительные услуги в других компаниях. Транспортная компания для переезда в офис обычно имеет договор со страховыми компаниями, поэтому клиенту не нужно тратить много времени на поиск такой услуги.

Нужен ли упаковочный материал

Постепенно мы приближаемся ко дню Х, когда ваш офис переедет в другой город и на новую локацию. Однако до этого времени еще нужна определенная подготовка. И одним из важных этапов любого переезда, в том числе и предприятия, является упаковка вещей. А как их нужно правильно паковать? Используя упаковочный материал.

Качественный упаковочный материал обеспечивает целостность и невредимость груза. Поэтому не следует пренебрегать выбором коробок, гофрокартона и пузырчатой пленки. Если они будут слишком тонкими, то быстро испортятся. Возможно, даже во время транспортировки. А качественный упаковочный материал может прослужить неоднократно.

Что понадобится для организации офисного переезда: много картонных коробок разного размера, пузырчатая и стрейч-пленка, скотч, гофрокартон, крафтовая бумага, пенопласт. Малые картонные коробки понадобятся для транспортировки канцелярии и других мелких офисных предметов. Желательно их группировать и складывать в коробку, а затем подписывать. К примеру, шариковые ручки можно собрать резинкой в кучу, так же сделать с карандашами и сложить все в коробку. Затем заклеить ее скотчем и подписать коробку с содержимым. Так будет гораздо проще отыскать нужные предметы в новом помещении.

Технику лучше всего упаковывать в «родные» коробки, в которых они продавались. Однако если такие уже давно на помойке, можно подобрать по размеру обычные коробки, а пустоты заполнить крафтовой бумагой или пенопластом. Внимательно упаковывайте офисную технику, ведь от этого зависит их целостность. Чтобы не пришлось в новом городе начинать работу с ремонта ноутбуков или принтеров.

Офисную мебель паковать достаточно сложно. Если это кресла или стулья, их нужно обмотать стрейч-пленкой несколько раз полностью, чтобы защитить от ударов и царапин. Офисные столы лучше разобрать (как минимум открутить ножки) и завернуть в гофрокартон. Мелкие детали столов упаковывайте отдельно и обязательно подписывайте.

Переезд офиса в другой город обычно включает и перевозку другой габаритной мебели, таких как шкаф. Такую мебель перед транспортировкой лучше хотя бы минимально разобрать: снять ручки и другие мелкие детали, достать полки, снять зеркало. Относительно последнего, его нужно надежно упаковать пузырчатой пленкой, а сверху — стрейч-пленкой. С помощью пузырчатой плёнки можно защитить и кухонный инвентарь, который найдется в каждом офисе.

Купить упаковочный материал можно в любом хозяйственном или строительном магазине. Или при заказе услуги перевозки в транспортной компании. К примеру, в нашей компании можно приобрести упаковочный материал, сообщив об этом диспетчеру.

Когда лучше организовать перевозку офиса

Переезд компании, в том числе всего оборудования и техники, организовать не так легко. Это даже труднее, чем перевезти квартиру в другой город. И после того, как вы больше узнали об упаковке офисных вещей, стоит сказать о времени и дате, когда лучше назначить переезд.

Непосредственно от выбранного времени зависит скорость переезда. Например, если это осень или зима, часто могут идти затяжные дожди или возникнуть гололедица. Эти погодные процессы повлияют на скорость погрузки и разгрузки автомобиля. Соответственно, это влияет на процесс транспортировки. Поэтому, по возможности, просматривайте прогноз погоды и ориентируйтесь на более теплое время года для перевозки. Если же требуется срочный переезд офиса, учитывайте фактор погоды и что он влияет на погрузочно-разгрузочные работы.

Идеально будет, если переезд в другой город в пределах Украины выбрать вечером пятницы. Грузчики заберут груз, загрузят его и увезут в другой город. Там разгрузят автомобиль и занесут в новый офис ваши вещи. Если это оговорено, грузчики также распакуют и подключат офисную технику, соберут мебель. В понедельник ваши работники придут на работу и могут сразу приступать к своим прямым обязанностям. Так вы не будете отрывать их от рабочего процесса.

Если владелец не может делать это самостоятельно, хорошо было бы назначить человека, который будет наблюдать за процессом переезда офиса. В случае возникновения вопросов такой человек быстро найдет пути их решения, а также может заниматься координированием. Однако эту работу можно поручить транспортной компании, которая занимается комплексными переездами офисов.

Какой автомобиль подойдет для офисного переезда

Организация офисного переезда может быть переведена полностью или частично на транспортную компанию, но вопрос относительно автомобиля все равно остается достаточно сложным.

Если вернуться к тому, что вы решили самостоятельно организовать переезд, вам все равно придется позаботиться о поиске автомобиля для перевозки офиса. Если вы небольшая компания, снимающая офис на 1-2 комнаты и имеющая до 10 сотрудников, найти транспорт для перевозки не так сложно. Важно, чтобы ваши вещи все поместились в автомобиль. Ведь в противном случае придется снова возвращаться в другой город, чтобы забрать оставшиеся вещи. Согласитесь, это точно влетит в копеечку. С другой стороны, не нужно слишком большое транспортное средство, чтобы не переплачивать лишние средства за него.

Переезд предприятия или крупной компании со штатом 50 человек, или больше нуждается в большом грузовике. Лучшим вариантом в этом случае будет обратиться за консультацией в транспортную компанию. Компетентные работники помогут подобрать оптимальный транспорт после получения информации о характере и типе груза.

Обычно у компаний-перевозчиков есть большой автопарк, где найдется место как для микроавтобуса, так и для грузовиков до 20 т грузоподъемности. Наиболее распространенным вариантом авто для переездов является Газель. В зависимости от модели они поднимают до 3-4 т груза. Этого достаточно для небольшого офисного переезда в другой город.

Не стесняйтесь спросить во время разговора с диспетчером о состоянии автомобилей. Будет неприятная ситуация, если авто по техническим причинам не сможет выехать по вашему заказу или сломается по дороге. Также важен стаж водителей, чтобы они быстро и безопасно довезли ваш груз. Компания, ценящая своих и потенциальных клиентов, не будет скрывать такую информацию и честно ответит о техническом состоянии грузовиков автопарка.

Как формируется стоимость переезда в другой город

Организация офисного переезда — это, конечно, далеко не вся работа. Важно не только выбрать надежную компанию, но и такую, которая довезет ваш груз «не за все деньги мира». Естественно, здоровая конкуренция сформировала выгодные для клиентов тарифы на перевозку. Однако каждая услуга имеет свою цену, и на стоимость офисного переезда вливают следующие факторы:

• Объем работ, которые должен выполнить подрядчик. Да, если это только загрузка и разгрузка авто — цена будет одна. Но если нужна организация переезда офиса под ключ — цена будет другая, ведь надо будет отключить всю технику, упаковать ее, подключить в новом офисе.
• Количество работников транспортной компании, необходимых для переезда. Да, оплата грузчиков осуществляется почасово, но цена за работу одного рабочего и 4-5 будет отличаться. Количество грузчиков зависит от объема работ, которые нужно выполнить.
• Вес, габариты груза, которые нужно перевезти. Для того чтобы диспетчер подобрал соответствующий автомобиль и корректно посчитал стоимость услуги, нужно сообщить ему габариты груза, хотя бы приблизительный объем и вес.
• Упаковочный материал: нужен ли и в каком количестве. Как мы уже говорили, для переезда офисов важен упаковочный материал. Если хотите приобрести его у компании-перевозчика, сообщите заранее диспетчеру.
• Потраченное на переезд время. Нанять автомобиль можно на 1-2 и более часов — все зависит от сложности работы и дальности переезда.
• Расстояние между городами, между которыми осуществляется переезд. Понятно, что переезд в соседний город будет стоить дешевле, чем, например, из Запорожья в Ивано-Франковск.
• Какой автомобиль нужен для переезда. Тарифы по каждому транспортному средству обычно указаны на сайте транспортной компании.

Транспортные компании существуют для того, чтобы переезд офиса, если нужен, прошел удачно и без эмоциональных потрясений для заказчика. Вы можете воспользоваться такими услугами, если требуется запланированный или срочный переезд офиса в другой город.