Переїзд офісу в інше місто: поради спеціаліста

Робота в офісному приміщенні — досить поширений варіант серед багатьох компаній, які працюють в різноманітних сферах життя. Тому й сьогодні існує такий попит на оренду офісних приміщень не лише у містах-мільйонниках, а й навіть у районних центрах. Підприємці та власники бізнесу рідко коли купують приміщення під офіс. Найчастіше такі приміщення беруть в оренду на 1, 2 чи 5 років. Адже з плином цього часу багато чого може змінитися: штат працівників збільшиться чи зменшиться, сфера діяльності компанії піде в іншому напрямку тощо. Тому підприємці із закінченням договору оренди приміщення під офіс часто не продовжують його, а шукають інше місце. Це може бути нове приміщення ближче до центру міста, куди працівникам з різних районів буде легше добиратися на роботу. Або ж це може бути більше за площею приміщення, якщо збільшився штат працівників. Окремо варто виділити переїзд підприємства в інше місто, оскільки організувати його більш складно, ніж у межах міста.

Переїхати в інше місто підприємство чи компанія може з різних причин. До прикладу, ваша команда розширюється і виходить на всеукраїнський ринок. Тоді є сенс переїзду з маленького містечка у столицю або інше велике місто. Переїзд офісу можливий і з інших причин, наприклад, якщо компанію викупило більше підприємство з іншого міста. І хоча причини таких змін різні, однак процес переїзду завжди один, і він не простий. Щоб переїзд пройшов без зайвих зусиль, приємно для працівників компанії та самих власників бізнесу, варто поговорити про організацію переїзду офісу. Від цього залежатиме продуктивність самих працівників, ефективність та швидкість переїзду, а також чи вплине він на роботу офісу.

Які бувають види офісного переїзду

Для початку слід трохи розібратися в особливостях та видах переїзду офісу. Від цього залежатиме вибір компанії, що перевезе вантаж, автомобіля та, зрештою, кінцева вартість переїзду.

• Малий переїзд — це, зазвичай, переїзд в межах міста. У цьому випадку перевозять лише особисті речі, канцелярію, невелику оргтехніку офісу. Інколи, щоб заощадити, підприємці перекладають переїзд на плечі своїх же працівників. Однак це досить складно, адже після відпрацьованого робочого дня кожен працівників мусить зібрати речі, упакувати їх та перевезти в новий офіс на власному авто або ж наймаючи таксі. Так компанія економить на послугах перевізників та роботі вантажників, однак зовсім не піклується про власних робітників. Навіть якщо це малий переїзд офісу, краще все ж не залучати до цього працівників своєї компанії, а звернутися до фахівців.
• Великий переїзд, коли окрім дрібних речей є ще меблі, велика техніка та, можливо, виробництво. Це вже стосується власників середнього та великого бізнесу, адже тут і штат працівників більший, і вантаж більш габаритний. Такий переїзд офісу потребує вже великої вантажівки, щоб перевезти усе необхідні речі.
• Переїзд в інше місто та перевезення туди офісу найбільш трудомісткий. Тут вже не обійтися безкоштовними послугами власних працівників. Тому потрібно виважено підійти до питання перевезення всього вантажу. А якщо це ще й терміновий переїзд офісу, взагалі потрібно швидко організуватися, щоб процес пройшов без форс-мажорів.

Якщо ви потребуєте саме останній варіант (переїзд в інше місто), ця стаття точно стане вам у нагоді. Самостійно вирішити всі організаційні питання складно, особливо якщо не можна відриватися від робочого процесу. Тому найкраще буде покластися на роботу фахівців. Сьогодні можна знайти компанії, які не просто перевезуть ваш вантаж, а й спакують його, розвантажать та розставлять в новому офісі. А вам потрібно лише доправити в інше місто працівників та далі продовжити свою роботу. Та поговорити про організацію офісного переїзду важливо, щоб ви розумілися на нюансах та тонкощах цього процесу.

Організація переїзду офісу

Перш, ніж панічно пакувати офісну канцелярію та оргтехніку, потрібно скласти чіткий план організації переїзду офісу. Так, кожен переїзд — це стрес. Але його можна зменшити або й взагалі позбутися, якщо мати перед очима план дій.

Найперше, про що варто подбати, це підшукати компанію-перевізника. Так, можливо дешевше по ціні буде самостійно зібрати речі, купити пакувальний матеріал та найняти автомобіль, який усе це відвезе в інше місто. Однак чи це дійсно вийде економніше для вашого бюджету? Уявіть, скільки часу займе, якщо працівники компанії самі почнуть пакувати в коробки свої комп’ютери, замотувати крісла та розбирати робочі столи. В результаті знадобиться приблизно тиждень, щоб усе зібрати і спакувати. Через це робота в офісі зупиниться, а ви як власник зазнаєте значних втрат. Тому радимо відкинути такий варіант “дешевого” переїзду та знайти надійного перевізника. Такі компанії можуть надавати послуги “під ключ”. у п’ятницю ввечері вони заберуть вантаж, перевезуть в інше місто та розставлять все на місця. А з понеділка ви можете виходити на роботу. Переїзд пройде для компанії без відриву від робочого процесу.

Якщо ви все ж таки шукаєте варіанти, як організувати офісний переїзд та дещо долучитися до нього самому, ось кілька порад:

• Витратьте достатньо часу на пошук транспортної компанії, яка має репутацію на ринку та займається регулярними офісними переїздами.
• Якщо маєте цінний вантаж, доречно буде подумати про страхування.
• Подумайте про пакувальний матеріал. Його можна купити заздалегідь у будівельних магазинах або в самій компанії, яка займається перевезенням.
• Сплануйте день та час, коли краще провести переїзд. Можливо, порадьтеся з диспетчером транспортної компанії, коли подаватимете заявку на перевезення.

Маючи перед собою чіткий план, легше переходити до конкретних дій. Порадитися щодо переїзду можна і з вашими працівниками. Адже не всі вони мають змогу та бажання переїздити з вами в інше місто. Іншим потрібен час для цього процесу. Тому краще не поспішати, а виважено підійти до кожного з наведених пунктів.

Пошук компанії для перевезення офісу

План переїзду офісу складено, тому можна переходити до його окремих розділів. Одним із найбільш важливих моментів є пошук компанії, яка візьме на себе всі клопоти щодо вашого переїзду. Ми вже зазначили, що покладатися на приватних перевізників не варто, адже тоді левову частку роботи ви перекладаєте на своїх працівників. До того ж, приватні перевізники не дають гарантії на якість послуги, не гарантують цілісність вантажу. Щоб не ризикувати технікою, меблями офісу та іншими цінними речами, краще звернутися до транспортної компанії.

Такі компанії, як наша, займаються різноманітними перевезеннями регулярно. Тому ми знаємо, як організувати переїзд офісу в інше місто та залюбки допоможемо вам із цим нелегким завданням.

Загалом, шукати компанію, яка візьметься за таку справу, радимо на основі відгуків інших клієнтів. Також можна звернутися за допомогою до близьких, які вже мали справу з таким переїздом та порадять надійну компанію. Важливо, щоб компанія вже мала досвід у перевезеннях офісу, у штаті працювали компетентні працівники, які знають свою роботу. Так, диспетчер — це не лише людина, що приймає заявки на перевезення. Він також проконсультує клієнта, відповість на всі питання, підбере потрібний автомобіль. Також він підкаже, в який час доби та який день найкраще перевозити офіс в інше місто.

Вантажники компанії повинні вміти працювати з різними видами вантажу. Тобто, вони повинні швидко та вміло запакувати меблі офісу, техніку, документацію та інші речі, що потрібно перевезти. Також вантажники мають швидко та компактно завантажити речі в автомобіль, а після приїзду — вивантажити та перенести в нове приміщення.

Водії повинні вміти водити вантажні автомобілі, добре знати маршрут, щоб довезти вантаж вчасно, не затримуючи терміни, що обговорені під час подачі заявки на перевезення. Правильний переїзд офісу залежить від багатьох факторів. Якщо ви обрали хорошу компанію, із дзеркальною репутацією та чесними відгуками — немає за що переживати. Переїзд офісу пройде без неприємних сюрпризів.

Якщо ви вирішили звернутися до нашої компанії для того, щоб ми організували офісний переїзд в інше місто, можете не хвилюватися за сам процес. Він пройде, як заплановано, адже ми займаємося такими видами перевезень регулярно. Однак вибір компанії — це ще не всі робота. Тому розберемо інші пункти плану далі.

Страхування вантажу

Після того, як ви визначилися із компанією-перевізником, важливо подумати про наступний крок — страхування вантажу. Деякі замовники нехтують цією опцією, а не варто було б. Навіть якщо компанія, що бере на себе перевезення вашого офісу, має хорошу репутацію, деякі випадки не залежать від людського фактору.

Якщо ви власник навіть малого бізнесу, то знаєте ціну кожного предмету, техніки та меблів в офісі. Після переїзду в інше місце не хотілося б віддавати щось в ремонт чи купувати нове. Тому не зайвим буде скористатися страхуванням вантажу.

Страхувальником може виступити будь-хто, а договір страхування діє на період перевезення вантажу, який вказаний у цьому договорі. Застрахувати можна будь-який вантаж, який ви плануєте перевезти під час офісного переїзду.

Звернутися за допомогою можна до страхових компаній, які забезпечують страхування вантажу від одного чи кількох із таких явищ:

• Вогневі ризики.
• Транспортні ризики.
• Ризики від стихійних явищ.
• Протиправні дії третіх осіб.

На жаль, подібні форс-мажорні обставини не залежать від транспортної компанії. Щоб не переживати за свій вантаж, краще подумати про його страхування. Також ви можете звернутися до транспортної компанії, можливо, вони самі забезпечують страхування, а клієнту не потрібно шукати додаткові послуги в інших компаніях. Транспортна компанія для переїзду офісу зазвичай має договір зі страховими компаніями, тому клієнту не потрібно витрачати багато часу на пошук такої послуги.

Чи потрібен пакувальний матеріал

Поступово ми наближаємося до дня Х, коли ваш офіс переїде в інше місто та на нову локацію. Однак до цього часу ще потрібна певна підготовка. І одним із важливих етапів будь-якого переїзду, зокрема і підприємства, є пакування речей. А як їх потрібно правильно пакувати? Використовуючи пакувальний матеріал.

Якісний пакувальний матеріал забезпечує цілісність та неушкодженість вантажу. Тому не варто нехтувати вибором коробок, гофрокартону та пухирчастої плівки. Якщо вони будуть занадто тонкими, то швидко зіпсуються. Можливо, навіть під час транспортування. А якісний пакувальний матеріал може прослужити не одноразово.

Що знадобиться для організації офісного переїзду: багато картонних коробок різного розміру, пухирчаста та стрейч-плівки, скотч, гофрокартон, крафтовий папір, пінопласт. Малі картонні коробки знадобляться для транспортування канцелярії та інших дрібних офісних предметів. Бажано їх групувати та складати до коробки, а потім підписувати. До прикладу, кулькові ручки можна зібрати резинкою до купи, так само зробити з олівцями і скласти все до коробки. Потім заклеїти її скотчем і підписати коробку із вмістом. Так буде значно простіше відшукати потрібні предмети в новому приміщенні.

Техніку найкраще пакувати у “рідні” коробки, в яких вони продавалися. Однак якщо такі вже давно на смітнику, можна підібрати за розміром звичайні коробки, а пустоти заповнити крафтовим папером або пінопластом. Уважно пакуйте офісну техніку, адже від цього залежить їхня цілісність. Щоб не довелося в новому місті починати роботу з ремонту ноутбуків або принтерів.

Офісні меблі пакувати досить складно. Якщо це крісла або стільці, їх потрібно обмотати стрейч-плівкою кілька разів повністю, щоб захистити від ударів та подряпин. Офісні столи краще розібрати (як мінімум, відкрутити ніжки) та загорнути у гофрокартон. Дрібні деталі столів пакуйте окремо та обов’язково підписуйте.

Переїзд офісу в інше місто зазвичай включає і перевезення інших габаритних меблів, таких як шафа. Такі меблі перед транспортуванням краще хоча б мінімально розібрати: зняти ручки та інші дрібні деталі, дістати полиці, зняти дзеркало. Щодо останнього, його потрібно надійно запакувати пухирчастою плівкою, а зверху — стрейч-плівкою. За допомогою пухирчастої плівки можна захистити й кухонний інвентар, який знайдеться в кожному офісі.

Придбати пакувальний матеріал можна в будь-якому господарчому чи будівельному магазині. Або ж під час замовлення послуги перевезення в транспортній компанії. Наприклад, в нашій компанії можна придбати пакувальний матеріал, повідомивши про це диспетчера.

Коли краще організувати перевезення офісу

Переїзд компанії, зокрема всього обладнання та техніки організувати не так легко. Це навіть складніше, ніж перевезти квартиру в інше місто. І після того, як ви більше дізналися про пакування офісних речей, варто сказати про час та дату, коли краще назначити переїзд.

Безпосередньо від обраного часу залежатиме швидкість переїзду. Наприклад, якщо це осінь чи зима, часто можуть іти затяжні дощі або виникнути ожеледиця. Ці погодні процеси вплинуть на швидкість завантаження та розвантаження автомобіля. Відповідно, це впливає на сам процес транспортування. Тому, якщо це можливо, переглядайте прогноз погоди та орієнтуйтеся на більш теплу пору року для перевезення. Якщо ж потрібен терміновий переїзд офісу, враховуйте фактор погоди і що він впливає на завантажувальні-розвантажувальні роботи.

Ідеально буде, якщо переїзд в інше місто в межах України обрати на вечір п’ятниці. Вантажники заберуть вантаж, завантажать його і відвезуть в інше місто. Там розвантажать автомобіль і занесуть до нового офісу ваші речі. Якщо це проговорено, вантажники також розпакують та підключать офісну техніку, зберуть меблі. В понеділок ваші працівники прийдуть на роботу і можуть одразу приступати до своїх прямих обов’язків. Так ви не відриватимете їх від робочого процесу.

Якщо власник не має змоги робити це самостійно, добре було б призначити людину, яка буде наглядати за процесом переїзду офісу. У разі виникнення питань, така людина швидко знайде шляхи їх вирішення, а також може займатися координуванням. Однак цю ж роботу можна доручити транспортній компанії, яка займається комплексними переїздами офісів.

Який автомобіль підійде для офісного переїзду

Організація офісного переїзду може бути перекладена повністю чи частково на транспортну компанію, але питання щодо автомобіля все одно залишається досить складним.

Якщо повернутися до того, що ви вирішили самостійно організувати переїзд, вам все одно доведеться подбати про пошук автомобіля для перевезення офісу. Якщо ви невелика компанія, що винаймає офіс на 1-2 кімнати і має до 10 співробітників, знайти транспорт для перевезення не так складно. Важливо, щоб ваші речі всі помістилися в автомобіль. Адже в іншому випадку доведеться знову повертатися в інше місто, щоб забрати речі, які залишилися. Погодьтеся, це точно влетить у копієчку. З іншого боку, не потрібен занадто великий транспортний засіб, щоб не переплачувати зайві кошти за нього.

Переїзд підприємства чи великої компанії зі штатом 50 людей, або й більше потребує великої вантажівки. Найкращим варантом у цьому випадку буде звернутися за консультацією до транспортної компанії. Компетентні працівники допоможуть підібрати оптимальний транспорт після того, як отримають від вас інформацію щодо характеру та типу вантажу.

Зазвичай компанії-перевізники мають великий автопарк, де знайдеться місце як для мікроавтобуса, так і для вантажівок до 20 т вантажопідйомності. Найбільш поширеним варіантом авто для переїздів є Газель. Залежно від моделі вони підіймають до 3-4 т вантажу. Цього достатньо для невеликого офісного переїзду в інше місто.

Не соромтеся запитати під час розмови з диспетчером про стан автомобілів. Буде неприємна ситуація, якщо авто з технічних причин не зможе виїхати на ваше замовлення або зламається по дорозі. Також важливим є стаж водіїв, щоб вони швидко та безпечно довезли ваший вантаж. Компанія, яка цінує своїх та потенційних клієнтів, не буде приховувати таку інформацію та чесно відповість про технічний стан вантажівок автопарку.

Як формується вартість переїзду в інше місто

Організація офісного переїзду — це, звісно, далеко не вся робота. Важливо не лише обрати надійну компанію, а й таку, яка довезе ваш вантаж “не за всі гроші світу”. звісно, здорова конкуренція сформувала вигідні для клієнтів тарифи на перевезення. Однак кожна послуга має свою ціну, і на вартість офісного переїзду вливають такі фактори:

• Об’єм робіт, які має виконати підрядник. Так, якщо це лише завантаження та розвантаження авто — ціна буде одна. Але якщо потрібна організація переїзду офісу “під ключ” — ціна буде інша, адже треба буде відключити всю техніку, спакувати її, підключити в новому офісі.
• Кількість працівників транспортної компанії, які потрібні для переїзду. Так, оплата вантажників здійснюється погодинно, але ціна за роботу одного робітника та 4-5 буде відрізнятися. Кількість вантажників залежить від об’єму робіт, що треба виконати.
• Вага, габарити вантажу, які треба перевезти. Для того, щоб диспетчер підібрав відповідний автомобіль та коректно порахував вартість послуги, потрібно повідомити його габарити вантажу, хоча б приблизний об’єм та вагу.
• Пакувальний матеріал: чи потрібен і в якій кількості. Як ми вже говорили, для переїзду офісів важливий пакувальний матеріал. Якщо бажаєте придбати його в компанії-перевізника, повідомте заздалегідь диспетчера.
• Витрачений на переїзд час. Винайняти автомобіль можна на 1-2 та більше годин — усе залежить від складності роботи та дальності переїзду.
• Відстань між містами, між якими здійснюється переїзд. Зрозуміло, що переїзд в сусіднє місто буде коштувати дешевше, ніж, наприклад, із Запоріжжя до Івано-Франківська.
• Який автомобіль потрібен для переїзду. Тарифи за кожен транспортний засіб зазвичай вказані на сайті транспортної компанії.

Транспортні компанії існують для того, щоб переїзд офісу, якщо такий потрібен, пройшов вдало та без емоційних потрясінь для замовника. Ви можете скористатися такими послугами, якщо потребуєте запланованого чи термінового переїзду офісу в інше місто.